Вы открыли ПВЗ. Почему на работу устроились вы?

В 8:40 вы ищете замену оператору. В обед объясняете, кто завтра выходит. Вечером сверяете начисления и отвечаете на сообщение «а мне эту смену посчитали?». Между делом сами стоите за стойкой. Пункт выдачи работает, но день владельца целиком занят его обслуживанием.

Так легко получить дополнительную работу вместо бизнеса, которым собирались управлять. Особенно если ваши собственные часы нигде не записаны. Ведомость сотрудников закрыта, а сколько времени потратил владелец, никто не спрашивает.

40 часов, которых нет в ведомости

Допустим, на подмены, уточнения и ручные сверки уходит по два часа в течение двадцати дней. Это 40 часов за месяц, целая рабочая неделя. Условный пример, который стоит заменить своими наблюдениями.

Эти часы могут быть разумным вложением: обучение новичка, запуск точки, сложный разговор с партнёром. Но если каждый вечер вы заново собираете уже известные сведения, полезно разобраться, почему без вашего участия они не складываются.

Узнайте, на какую работу вы себя наняли

В течение недели записывайте свои вмешательства. Достаточно времени, задачи и причины обращения. Например: «15 минут, уточнял завтрашнюю смену, у сотрудников разные версии графика». Такой записи хватит, чтобы найти повторяющуюся проблему.

Разделите задачи по тому, кто действительно должен их решать:

• Оператор: открыть пункт по инструкции, обслужить покупателей, передать смену и сообщить о проблеме.
• Ответственный за команду: поддерживать актуальный график, разбирать обычные уточнения и проверять полноту записей.
• Владелец: принимать решения о расходах, условиях работы и развитии точки, разбирать ситуации за пределами полномочий команды.

Распределение зависит от вашей точки. В маленьком ПВЗ несколько обязанностей может выполнять один человек. Главное, чтобы ответ на обычный вопрос можно было получить без обязательного звонка владельцу.

Уберите работу, которая возникает из-за разбросанных сведений

Часть обращений появляется потому, что график остался в одном чате, сведения о выходе в другом, а расчёт хранится у вас на ноутбуке. Каждое уточнение небольшое. Вместе они занимают вечер.

В ИЗИПВЗ календарь смен, отметки прихода и ухода, начисления и выплаты собраны в одном кабинете. Сотрудник видит свой график и получает уведомление о назначенной смене. Отметка по личному PIN с рабочего компьютера оставляет запись, к которой можно обратиться при сверке.

Для команды предусмотрены роли владельца, администратора, HR и сотрудника. Назначьте роли по обязанностям и проверьте, какие сведения доступны каждому участнику. Общий пароль владельца передавать всей команде не требуется.

Такая автоматизация ПВЗ полезна в повседневной работе: меньше времени уходит на поиск расписания и восстановление исходных данных. Инструкции по выдаче, возвратам и сложным обращениям покупателей при этом нужно подготовить отдельно.

Передайте одну задачу до конца

Начните с повторяющегося вопроса, который чаще всего возвращается к вам. Например, с уточнения расписания. Договоритесь, кто обновляет календарь, кто проверяет замену и в каких случаях требуется ваше решение. Покажите сотрудникам, где смотреть актуальную информацию.

Если собираетесь открывать второй ПВЗ, сначала попробуйте этот порядок на первой точке. Так вы увидите, какие дела команда решает самостоятельно, а какие пока держатся на вашей памяти.

Проверьте, освободилось ли время на самом деле

Через неделю вернитесь к своим записям. Сколько раз пришлось восстанавливать расписание? Сколько вечеров заняла сверка? Какие вопросы повторились, хотя ответ уже был доступен? Сложите время на эти задачи и сравните с первой неделей. Выбирайте обычные рабочие дни с похожей нагрузкой.

В ИЗИПВЗ можно наладить учёт смен и расчётов, а освободившееся время оценить по собственным записям. Если сообщения продолжают приходить по тому же поводу, выясните причину: человеку не хватает доступа, он не знает порядок действий или вопрос действительно требует вашего решения.

Хороший результат заметен в конце дня. Вы проверили работу точки, приняли нужные решения и закрыли кабинет. После закрытия не приходится заново собирать график и расчёты по сообщениям. Именно с такой повседневной рутины стоит начинать, если хотите вернуть себе время владельца.