Прибыль есть. Почему на зарплату нечем платить?
ПВЗ заработал 40 тысяч рублей прибыли, но к дню зарплаты не хватает 20 тысяч. Разбираем на понятном примере, почему так происходит и как связать ведомость с календарём реальных платежей.
Месяц закрыли с прибылью. Ведомость готова, сотрудники ждут выплату, а на счёте не хватает денег. Первая мысль: где-то ошиблись в расчётах. Но иногда арифметика верная. Просто заработанное ещё не поступило, а часть полученных денег уже ушла на аренду и другие платежи.
Две цифры, которые легко перепутать
Прибыль показывает результат работы за период: сколько заработали за вычетом относящихся к нему расходов. Остаток на счёте показывает деньги, доступные сейчас. Эти суммы могут различаться, потому что момент заработка и дата поступления денег не всегда совпадают. Разница между прибылью и денежным потоком особенно заметна перед крупной выплатой.
Для ПВЗ важно считать собственное вознаграждение за услуги. Стоимость всех выданных покупателям товаров не становится доходом владельца пункта.
Месяц принёс 40 тысяч. К выплате не хватает 20
Возьмём условный ПВЗ. Суммы округлены, даты придуманы для примера и не описывают условия конкретного маркетплейса. В этом упрощённом управленческом расчёте 80 000 ₽ указаны как сумма к перечислению сотрудникам. Налоги и взносы включены в остальные расходы.
| Результат месяца | Сумма |
|---|---|
| Заработанное вознаграждение ПВЗ | 200 000 ₽ |
| Начислено к перечислению сотрудникам | 80 000 ₽ |
| Аренда | 30 000 ₽ |
| Остальные расходы | 50 000 ₽ |
| Прибыль | 40 000 ₽ |
Теперь посмотрим на движение денег. На начало месяца было 20 000 ₽. Из заработанных 200 000 ₽ пока поступили 120 000 ₽. Аренду и остальные расходы уже оплатили, сотрудникам перечислили 40 000 ₽. Остаток на счёте:
20 000 + 120 000 − 30 000 − 50 000 − 40 000 = 20 000 ₽.
Оставшуюся зарплату, 40 000 ₽, нужно выплатить 3-го числа следующего месяца. Ещё 80 000 ₽ вознаграждения ожидаются 5-го. До поступления не хватает 20 000 ₽. Это кассовый разрыв: прибыль у точки есть, но денег к нужной дате недостаточно.
Невыплаченная зарплата уже входит в расходы месяца. Если вычесть только перечисленные сотрудникам деньги, прибыль получится завышенной. В примере учтены все 80 000 ₽ к перечислению команде, включая пока невыплаченные 40 000 ₽. Налоги и взносы учтены отдельно в остальных расходах.
Что видно в ИЗИПВЗ
В ИЗИПВЗ есть ведомость, учёт начислений, выплат и задолженности. Для нашего примера нужно сверить три суммы: к перечислению сотрудникам 80 000 ₽, выплачено 40 000 ₽, осталось выплатить 40 000 ₽. Отметки о выплатах важно обновлять после фактического расчёта с сотрудниками.
Так у владельца есть сумма обязательств перед командой. Чтобы понять, хватит ли денег, её нужно сопоставить с доступным остатком на счёте и другими предстоящими платежами. При работе с несколькими точками сначала проверяют начисления и выплаты по каждому филиалу, затем общий объём обязательств.
Суммы в ведомости и банковский остаток отвечают на разные вопросы. Денежный календарь составляют отдельно: он связывает ожидаемые поступления с датами зарплаты, аренды и остальных платежей.
Посмотрите на даты до дня зарплаты
Для начала достаточно календаря поступлений и выплат на ближайшие две недели. Для каждой даты запишите доступный остаток, ожидаемые поступления, обязательные платежи и остаток после них. Ожидаемый перевод держите отдельно от уже полученных денег.
В нашем примере строка на 3-е число покажет недостачу ещё до дня выплаты. Поступление 5-го улучшит положение позже, но не изменит остаток на два дня раньше. Именно эта последовательность теряется, когда владелец смотрит только итоговую прибыль за месяц.
Затем проверьте, что произойдёт при задержке ожидаемого поступления. Такой расчёт помогает заранее оценить необходимый резерв и понять, какие необязательные покупки сейчас можно отложить.
Перед расходами на новую мебель, оборудование или вторую точку посчитайте остаток после ближайших обязательных выплат. Деньги, которые нужны на уже начисленную зарплату, пока заняты, даже если лежат на вашем счёте.
Прибыль проверяйте за месяц, деньги проверяйте по датам
Еженедельный отчёт владельца ПВЗ помогает видеть начисления и долги перед сотрудниками. Добавьте к этому проверку фактических поступлений и ближайших платежей. Если расчёт показывает нехватку, разбираться с ней нужно заранее.
В ИЗИПВЗ можно начать с одной точки: вести смены, сверять начисления и отмечать выплаты. Для денежного календаря используйте полученные суммы вместе с данными своего счёта. Тогда фраза «мы же заработали» перестанет быть единственным ответом на вопрос, хватит ли денег в день зарплаты.