Как организовывать график смен в ПВЗ и избежать нехватки сотрудников

Работа пункта выдачи заказов со стороны кажется довольно простой: сотрудники принимают заказы, оформляют возврат и поддерживают порядок. Но за привычным процессом стоит ежедневная организационная работа. Нужно учитывать поток клиентов, распределять нагрузку между сотрудниками, планировать выходные и следить за тем, чтобы в самые загруженные часы на пункте хватало людей. Если график составлен неудачно, проблемы возникают быстро. И при этом нанимать дополнительных работников на всякий случай не всегда выгодно.
Гораздо разумнее выстроить расписание так, чтобы имеющиеся сотрудники закрывали реальные потребности ПВЗ.

Как определить необходимое количество сотрудников

Для начала изучите загрузку ПВЗ в теечение нескольких недель. Обратите внимание, в какие часы приходит больше клиентов, когда поступают поставки и в какие дни нагрузка особенно высокая.

Как составить удобный график

• количество посетителей в разные дни и часы
• продолжительность смен в выходные дни
• возможность замены при болезни или невыходе
• равномерное распределение вечерних и загруженных смен
• требования трудового законодательства
  График лучше составлять заранее, чтобы сотрудники могли планировать личные дела. Обмен сменами должен проходить по понятным правилам, а все изменения необходимо фиксировать.

Что делать при нехватке персонала?

Заранее определите, кто сможет подменить коллегу, и предусмотрите возможность привлечения дополнительного сотрудника на час пик. При этом не стоит постоянно закрывать нехватку персонала переработками-со временем это приводит к усталости и увольнениям.
Если невыходы повторяются в одни и те же дни, проверьте, насколько, реалистично составлено расписание и хватает ли людей в наиболее загруженные часы.

Как итог

Хороший график строится на реальной загрузке ПВЗ, а не на привычном распределении смен. Анализируйте поток клиентов, планируйте выходные заранее и предусмотрите резерв для подмен. Так можно снизить нагрузку на команду, избежать очередей и поддерживать стабильную работу пункта без постоянного поиска сотрудников.